Een proces digitaliseren of automatiseren scheelt je misschien veel tijd en energie in de toekomst maar eerst moet er veel gebeuren om dat voor elkaar te krijgen. Waarom zou je hier tijd in willen investeren? Ik geef je 5 redenen om te starten met het optimaliseren van je processen.
Je gaat efficiënter werken
Door processen te digitaliseren of te automatiseren werk je een stuk efficiënter, hierdoor zal je minder fouten maken, tijd besparen en voorkom je dubbel werk. Als je processen optimaliseert die je dagelijks uitvoert zal het je veel voordeel opleveren. Ook je backoffice medewerkers zullen het prettig vinden om efficiënter bezig te zijn met hun taken.
Je kan je cliënten beter helpen
Uiteindelijk wil jij je cliënten gewoon zo goed mogelijk helpen. Wanneer de processen beter lopen zullen ook je cliënten daar de voordelen van gaan plukken. Dat komt omdat je sneller kan handelen en flexibel kan zijn met de wensen van je cliënt. Je tijd gaat niet meer verloren aan onnodige taken.
Je hebt meer duidelijkheid
Wanneer je aan de slag gaat met een proces weet je precies hoe deze gaat lopen en wie er verantwoordelijk is voor welke stap in dat proces. Dat is met een inefficiënt proces wel anders. Het is heel helpend om met goede afspraken en goede communicatie verwarring en problemen te voorkomen. En wanneer er toch iets misgaat dan weet je precies waar je moet zijn om dit op te lossen.
Er is meer mogelijkheid om te groeien
Groei is onlosmakelijk verbonden met loslaten. Processen kunnen niet meer op dezelfde manier doorgaan wanneer je zorgonderneming aan het groeien is. Wanneer je processen hebt gedigitaliseerd en geautomatiseerd is groei mogelijk op een relaxte manier. Door dagelijkse processen beter in te richten is dit een goede basis om vanuit hier te kunnen groeien.
De wereld om ons heen verandert
De mensen om ons heen veranderen. Ze verwachten een heleboel zelf te kunnen regelen op een tijd dat het hun uitkomt. En dat tijdstip komt jou waarschijnlijk helemaal niet uit. Wanneer je processen digitaliseert is het mogelijk voor je cliënten om veel dingen zelf te regelen. Dit scheelt jou en/of je personeel een heleboel tijd en toch is het een goede service voor je cliënten.
Vooroordeel: Ouderen kunnen zaken niet online regelen.
Vaak hoor ik zorgondernemers zeggen dat ouderen niet om kunnen gaan met de digitale wereld. En daarom gaan sommige zorgondernemers hun processen niet digitaliseren. Maar wanneer is iemand oud? Volgens woordenboeken begint dit zo tussen de 50 en 55 jaar. Au, dat is best vroeg. Ik vind dat niet zo oud eigenlijk. Maar ik ben daar voorlopig ook nog niet, dus ik kan er niet over meepraten. Maar over het algemeen vinden mensen je oud als 60+ bent.
Stel je bent nu 61 jaar, je bent nog aan het werk waarschijnlijk. Die kans is vrij groot. Dat betekent dat je ook veel online moet regelen voor je werk. Mensen die 60+ zijn kunnen dus prima een afspraak online inplannen of omgaan met een app op hun smartphone. Mensen die nu 70 jaar zijn hebben waarschijnlijk voor hun werk ook nog veel online moeten regelen. Zij kunnen dit prima regelen.
Aan de slag
Al een idee met welk proces je graag aan de slag wilt zodat je minder tijd voor dit of dat proces kwijt bent? Hier wat voorbeelden:
Zijn het alle telefoontjes die binnenkomen.
Je website beter up to date houden.
De mailbox beter organiseren.
De voorbereiding voordat je aan de slag kan met je client optimaliseren.
De uniforme uitstraling naar buiten verbeteren.
Dit zijn wat ideeën, maar jij weet vast beter wat er echt nodig is binnen je zorgonderneming. Daarom is het goed om dit als een onderwerp van gesprek van te maken met je personeel. Iedereen kijkt wellicht anders naar datzelfde proces. Iets wat jij heel makkelijk vindt kan een ander heel omslachtig vinden. En wat vinden je cliënten er eigenlijk van? Als je dit meeneemt in het optimaliseren van je proces kom je vast tot een heel soepel lopend proces.
Wil jij eens samen met mij kijken naar een proces dat je wilt verbeteren? Plan dan een gratis en vrijblijvend kennismaking gesprek in. Tot gauw!
