Je overvolle e-mailbox makkelijk organiseren
Heb jij ook last van een overvolle e-mailbox? Het organiseren hiervan is daarom ook mega belangrijk. Want anders zie je door de bomen het bos niet meer. Maar eerst eens kijken hoe we dit eens goed kunnen plannen in de dagelijkse rush.
Wanneer kijk jij je e-mailbox na?
De hele dag komen er e-mails binnen. Heb jij constant je e-mail open staan waardoor jij steeds alle e-mails binnen ziet komen? Dat is heel erg afleidend. Om goed gefocust te kunnen werken is het belangrijk niet steeds gestoord te worden door berichten die binnen komen. Want deze kunnen wel even wachten. Maar hoe dan wel? Je kan de notificaties van je mail uitzetten en plan 2 of 3 momenten op de dag voor het mailen en lezen van je mail. En misschien 1 keer per week een moment voor het lezen van nieuwsbrieven. Zo zorg je ervoor dat je altijd tijd hebt voor je mail en toch gefocust kunt blijven werken.
Het organiseren van je e-mailbox zelf
Het is mogelijk om ook je e-mailbox zo inrichten dat je een goed overzicht hebt van de belangrijke en minder belangrijke mails. Je kan in je e-mailbox verschillende mappen maken zodat er overzicht bestaat tussen de verschillende soorten mailtjes. Zo kan je een map maken voor alle nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven kan je er allemaal handmatig inzetten maar het is ook mogelijk om dit automatisch te doen. In mijn e-mailbox kan ik bij het verplaatsen van bijv. de nieuwsbrieven in de map ‘nieuwsbrieven’ er ook voor kiezen om van deze afzender het automatisch in de map te laten zetten. Dat scheelt me weer een handeling en is alles meteen geordend.
En zo kan je natuurlijk heel wat verschillende mappen maken om al je mails te ordenen. Op deze manier kan je heel gericht e-mails lezen waardoor je niet afgeleid wordt door andere mailtjes.
Efficiënt mailen en ontvangen van mail
Verder is het goed om kritisch te zijn naar je eigen verstuurde mailtjes. Heb ze inhoudelijk echt waarde waar de ontvanger iets mee kan. Want van een mail komt vaak ook weer een mail. Zonde om daar je tijd te verdoen loze mailtje. Ze voegen niets toe en kosten wel tijd.
Ook is het goed om eens bekijken welke nieuwsbrieven je eigenlijk echt leest. Welke bedrijf geeft voor jou relevante informatie waar je ook echt iets mee kan of waar je geinspireerd door raakt. De mailtjes die je steeds ongeopend weg gooit zijn dat vast niet. Open dit mailtje nog 1 keer en schrijf je uit van deze lijst.
En nu in de praktijk
Heb jij nog vragen over jou unieke situatie van je e-mailbox, dan kijk ik graag een keer mee. We brainstormen hier verder over tijdens een gratis kennismakingsgesprek. Of wil jij graag verder kijken naar het proces rondom mailen dan we nu hebben besproken. Kijk dan eens bij de pagina over procesoptimalisatie. Wie weet zie jij de daar kansen om te benutten.
